אירוע חברה בצפון הוא כל התכנסות של ארגון באזור הגליל, העמקים, חיפה והקריות, החל מכנס מקצועי או יום גיבוש לעובדים ועד ערב סוף שנה חגיגי. כדי שזה יעבוד צריך להחליט מוקדם על פורמט (כנס, יום כיף או ערב), להתאים את כמויות האוכל למשך האירוע, לסגור את נושא הכשרות מראש, ולוודא שלספק הקייטרינג יש זמני אספקה אמינים לאזור שלכם. ברוב המקרים מומלץ לקבע תאריך ולסגור ספק שבועיים עד חודש מראש.

זה הסיכום הקצר. אבל אם אתם האנשים שבאמת אחראים על האירוע, ולא רק מאשרים אותו, יש כמה דברים שכדאי לרדת אליהם לעומק לפני שמרימים טלפון לספק. בדיוק על זה המדריך הזה.

למה אירוע חברה בצפון הוא סיפור קצת אחר

יש משהו מיוחד באירועים בצפון. הנוף עושה חצי מהעבודה, האווירה יותר רגועה, ואנשים פשוט מגיעים במצב רוח אחר מאשר לכנס במגדל משרדים בתל אביב. אבל יחד עם היתרונות מגיעים גם אתגרים שמנהלים מגלים לפעמים מאוחר מדי. מרחקים, גישה לאתרים, וזמינות של ספקים שיודעים לעבוד באזור.

תכלס, ההבדל הכי גדול הוא בלוגיסטיקה. ספק קייטרינג שרגיל לעבוד במרכז לא תמיד יודע להגיע בזמן למושב בגליל העליון, או שהוא גובה על זה תוספת משמעותית. ספק מקומי, לעומת זאת, מכיר את הדרכים, את האתרים הפופולריים, ויודע לתכנן את עצמו בהתאם. זה אחד הדברים הראשונים שכדאי לבדוק.

חמישה פורמטים פופולריים לאירוע חברה

לפני שמדברים על אוכל בכלל, צריך להבין איזה סוג אירוע אתם בכלל מפיקים. הפורמט קובע כמעט הכל, מהתקציב ועד התפריט.

כנס מקצועי. בדרך כלל אירוע יום, עם הרצאות, מצגות והפסקות. כאן הקייטרינג צריך להיות חכם, ארוחת בוקר קלה בהתחלה, קפה ומאפים בהפסקות, וצהריים מסודרים. הדגש הוא על זרימה, לא על פאר.

יום כיף או יום גיבוש. הכי פופולרי בצפון, ובצדק. פעילות חווייתית בטבע, אולי טיול ג'יפים או סדנה, ובאמצע או בסוף, אוכל טוב. כאן יש מקום לפורמטים כיפיים יותר כמו דוכני מזון לאירועים או שולחן שוק עשיר.

ערב סוף שנה. האירוע היוקרתי של הארגון. ערב, לבוש מסודר, ולרוב תפריט עשיר יותר. פה כבר נכנסים לטריטוריה של אירוע פרימיום, עם תחנות שף ובר משקאות.

השקת מוצר או אירוע לקוחות. קצר וממוקד, בדרך כלל שעה עד שעתיים, עם מגשי אירוח והרמת כוסית. פחות אוכל, יותר רושם.

ערב צוות קטן. עשרה עד עשרים עובדים, אווירה אינטימית. כאן אפשר להיות הכי גמישים, וגם הכי אישיים בבחירת התפריט.

ההבחנה הזו חשובה כי כל פורמט דורש כמות אוכל אחרת, וזה מביא אותנו לנקודה הבאה, שלדעתי הכי הרבה מנהלים מפספסים בה.

איך מחשבים כמויות לפי משך האירוע

זאת אולי השאלה הכי נפוצה שאנחנו מקבלים, וגם המקור למרבית הטעויות. הכלל הבסיסי הוא שככל שהאירוע ארוך יותר, כך אוכלים יותר. נשמע מובן מאליו, אבל המספרים מפתיעים.

להרמת כוסית קצרה של עד שעה, סביר להזמין בערך חמש עד שבע יחידות לאדם מכל קטגוריה. לאירוע של שעה עד שעתיים, המספר עולה לעשר עד שתים עשרה יחידות. וכשמדובר בארוחה מלאה, כמו בכנס יום שלם או ערב, מגיעים לחמש עשרה עד עשרים יחידות לאדם.

חשוב לזכור שזה משתנה גם לפי שעת האירוע. אירוע צהריים גורם לאנשים לאכול יותר מאשר אירוע של ארבע אחר הצהריים. וגם הקהל משנה, צוות הנדסה צעיר יאכל אחרת מהנהלה בכירה. ספק קייטרינג מנוסה יחשב את זה אתכם, כי האמת היא שאין נוסחה אחת שמתאימה לכולם. תכננו לפי הקהל הספציפי שלכם.

טעות שחוזרת על עצמה היא להזמין לפי מספר האורחים בלבד, בלי לקחת בחשבון את משך הזמן. אירוע של חמש שעות עם כמות אוכל של אירוע שעתיים פשוט נגמר באמצע, ואין דבר יותר לא נעים מזה מול עובדים או לקוחות.

מה לבחור, חלבי, בשרי או שילוב

ההחלטה הזו תלויה בכמה דברים, וכדאי לחשוב עליה ברצינות ולא רק לפי הרגל. אירוע חלבי נחשב לרוב קליל יותר, מתאים מצוין לכנסים, אירועי בוקר ואירועים בשעות היום. הוא גם נוטה להיות צבעוני ומגוון, עם סלטים, מאפים, סושי וגבינות.

אירוע בשרי, לעומת זאת, מתאים יותר לערב ולאירועים שרוצים להרגיש חגיגיים ומלאים. תחנת שף עם אנטריקוט או שווארמה עושה הרבה רושם בערב סוף שנה.

ויש את אופציית השילוב, שלמען האמת נהיית יותר ויותר פופולרית. אבל כאן חשוב להיזהר, ערבוב חלבי ובשרי דורש הפרדה מסודרת מבחינת כשרות, ולא כל ספק ערוך לזה. אם הולכים על שילוב, ודאו שזה נעשה נכון.

אזורי שירות וזמני אספקה בצפון

הנקודה הזו פרקטית לחלוטין, אבל היא מה שעושה את ההבדל בין אירוע חלק לאירוע עם תקלות. בצפון יש פיזור גיאוגרפי גדול, וזמני נסיעה יכולים להיות משמעותיים. אירוע במושב בגליל המערבי דורש תכנון אספקה אחר מאירוע בחיפה או בקריות.

לכן כדאי לוודא שלספק יש ניסיון מוכח באזור הספציפי שלכם. שאלו אותו ישירות, אתם מגיעים לכאן? כמה זמן לוקח לכם? מה קורה אם יש פקק? ספק רציני יענה בלי להסס. אנחנו בדרך כלל ממליצים לסגור את לוחות הזמנים והגישה לאתר כמה ימים מראש, כדי שלא יהיו הפתעות ביום עצמו.

ארבע טעויות נפוצות באירועי חברה

ראינו לא מעט אירועים לאורך השנים, וכמה טעויות פשוט חוזרות שוב ושוב. שווה להכיר אותן מראש.

הראשונה, כמו שכבר אמרנו, להזמין לפי ראשים בלבד ולא לפי משך האירוע. זה גורם למחסור באוכל בדיוק כשהאווירה מתחממת.

השנייה, להשאיר את הכשרות לרגע האחרון. כשמגלים יום לפני שחצי מהצוות שומר כשרות, כבר מאוחר לתקן. בררו את זה מוקדם.

השלישית, לבחור ספק בלי לבדוק ניסיון באזור. ספק מצוין במרכז יכול להיות בעייתי בצפון מסיבות לוגיסטיות לחלוטין.

הרביעית, להתמקד רק במחיר. אירוע חברה הוא חלון ראווה של הארגון מול העובדים והלקוחות, וחיסכון של כמה שקלים למנה שמגיע על חשבון האיכות לרוב לא משתלם בסוף.

בניית מסגרת ארוכת טווח

אם הארגון שלכם מפיק כמה אירועים בשנה, יש היגיון בלמצוא שותף קייטרינג קבוע. זה חוסך את כל הסיבוב של חיפוש ספק בכל פעם מחדש, מבטיח עקביות באיכות, ולרוב גם משפר את התנאים המסחריים. בתור ספק שעובד עם הרבה ארגונים בצפון, אנחנו רואים שזה אחד הדברים שהכי מקלים על מנהלים. במקום להתחיל מאפס לפני כל אירוע, יש כתובת אחת שמכירה את הצרכים שלכם.

שאלות נפוצות

כמה זמן מראש כדאי לקבע אירוע חברה?

לאירוע חברה רגיל מומלץ לקבע תאריך ולסגור ספק קייטרינג שבועיים עד חודש מראש. לאירועים גדולים או בעונת השיא, כמו סוף שנה אזרחית או חגים, כדאי להקדים ולסגור אפילו חודשיים מראש כדי להבטיח זמינות של האולם, הספק והאתר.

האם יש פתרון לכשרות שונה בקרב העובדים?

בהחלט. ספק קייטרינג מנוסה יודע להתאים תפריט למגוון רמות כשרות, כולל פתרונות לעובדים שומרי כשרות מהדרין לצד כאלה שלא. החשוב הוא להעלות את הנושא כבר בשיחה הראשונה, כדי שנוכל לתכנן הפרדה נכונה ולוודא שכולם מרגישים בנוח לאכול.

מה ההפרש בין אירוע יום לאירוע ערב?

אירוע יום נוטה להיות קליל יותר, לרוב חלבי, עם דגש על זרימה והפסקות בין פעילויות. אירוע ערב מרגיש חגיגי יותר, מתאים לתפריטים בשריים, תחנות שף ובר משקאות. גם כמות האוכל שונה, אירוע ערב לרוב כולל ארוחה מלאה ולכן דורש כמויות גדולות יותר לאדם.

רוצים להתחיל לתכנן

אם אתם מנהלים שמחפשים שותף קייטרינג שמכיר את הצפון ויודע להפיק אירועי חברה בלי כאבי ראש, אנחנו כאן בשביל זה. נשמח להבין מה הצרכים שלכם, ולהציע מסגרת שתתאים לאירוע הקרוב ולאלה שאחריו. אתם מוזמנים לעיין במגוון הפתרונות שלנו לקייטרינג לאירועי חברה וכנסים, להכיר את אפשרויות אירועי הפרימיום שלנו, ולבדוק אם אנחנו מגיעים לאזור שלכם דרך עמוד אזורי השירות בצפון. פנייה אחת, ואנחנו לוקחים את זה משם.