הכלל הבסיסי שרוב מתכנני האירועים עובדים לפיו הוא בערך 450 עד 550 גרם אוכל לכל אורח מבוגר, פלוס חצי ליטר עד ליטר שתייה. באירוע של 100 איש זה מתורגם לפי הניסיון לסביבות 300 עד 400 מנות בסך הכל מכל הדוכנים והמגשים ביחד. הכמות המדויקת משתנה לפי שעת האירוע, משך הזמן וסוג האוכל, אבל אלה המספרים שמהם כדאי להתחיל את החישוב.

זה החלק הקצר. עכשיו בואו ניכנס לפרטים, כי בין "בערך חצי קילו לאדם" לבין הזמנה שבאמת עובדת יש עוד כמה שכבות, וכל אחת מהן יכולה להיות ההבדל בין אירוע רגוע לבין רגע לא נעים ליד השולחן.

למה בכלל כל כך קשה לחשב את זה

תכלס, רוב האנשים לא מזמינים קייטרינג כל שבוע. אתם עומדים מול רשימת אורחים, ופתאום צריך להחליט אם 40 מנות זה מספיק לחמישים איש, או שזו הזמנה לאסון. ומצד שני, אף אחד לא רוצה לשלם על אוכל שיזרק בסוף הערב.

האמת היא שאין נוסחה אחת שמתאימה לכל אירוע. בר מצווה בשעה שבע בערב זה עולם אחד, קבלת פנים של שעה בצהריים זה עולם אחר לגמרי. אז במקום מספר קסם אחד, יש כמה כללים שעובדים, ואנחנו חושבים שהכי טוב זה לבנות את החישוב שכבה על שכבה.

טבלת חישוב לפי סוג אירוע

זו הדרך הכי מהירה להבין לאן פונים. המספרים הם לאדם מבוגר, לפי סוג האירוע:

הטבלה הזו היא נקודת פתיחה, לא חוק. אם האורחים שלכם ידועים כאוכלים רציניים, או שהאירוע בשעה שאנשים מגיעים רעבים, כדאי לטפס לקצה העליון של הטווח. אם מדובר בכיבוד באמצע יום עבודה, הקצה התחתון בדרך כלל מספיק.

חוקי האצבע שכדאי לזכור בעל פה

מעבר לגרמים, יש כמה כללים פשוטים שקל להחזיק בראש כשמתכננים תפריט. הם לא מדעיים לגמרי, אבל הם עובדים שוב ושוב.

הכלל הראשון הוא על מספר הפריטים. תכננו בערך שלושה פריטים מלוחים ושניים מתוקים לכל אורח לאורך הערב. זה לא אומר שכל אחד יאכל בדיוק חמישה דברים, זה אומר שכשמכפילים במספר האורחים מקבלים כמות שנותנת מספיק גיוון בלי לגלוש.

הכלל השני הוא על השתייה. תכננו סביב ליטר עד ליטר וחצי נוזלים לאדם לערב שלם, כשחלק גדול מזה מים. בקיץ הישראלי אפשר בשקט להוסיף, כי אנשים שותים הרבה יותר כשחם. פחיות ובקבוקים קטנים, בערך אחד עד שניים לאורח, נותנים כיסוי סביר.

הכלל השלישי, וזה אולי החשוב מכולם, מדבר על גיוון מול כמות. עדיף שיהיו חמישה סוגי סלט בכמות בינונית מאשר שניים בכמות ענקית. אנשים אוהבים לטעום, ושולחן מגוון תמיד נראה שופע יותר גם אם המשקל הכולל זהה. את זה למדנו הרבה פעמים בשטח.

בתוך זה, שווה להסתכל על מגשי אירוח חלביים ולראות איך מגש בנוי, כי מגש טוב כבר מגיע מאוזן מבחינת גיוון וכמות, וזה חוסך חלק גדול מהחישוב הידני.

ילדים, מבוגרים ואורחים מיוחדים - איך מתאמים את המספרים

כאן נופלים הרבה אנשים. הם סופרים ראשים ברשימת המוזמנים ומכפילים במנה שלמה, ואז נשארים עם המון עודפים או, לפעמים, עם חוסר במקום לא צפוי.

הכלל המקובל הוא שילד מתחת לגיל 12 נחשב בערך חצי מבוגר לצורך החישוב. שני ילדים קטנים שווים בערך למבוגר אחד. זה לא מדויק לחלוטין, יש ילדים שאוכלים כמו מבוגר וחצי, אבל בממוצע גדול זה מתאזן יפה.

מבוגרים מאוד גם נוטים לאכול קצת פחות, וזה שווה מחשבה אם חלק ניכר מהאורחים בגיל מבוגר. מנגד, קהל צעיר של בני עשרה ואנשים בשנות העשרים לחייהם יכול להפתיע כלפי מעלה, אז שם דווקא כדאי לא לקמץ.

ואל תשכחו את האורחים המיוחדים. טבעונים, צמחונים, אנשים עם רגישויות. גם אם הם מיעוט, מנה שמתאימה להם חייבת להיות שם, אחרת הם פשוט לא אוכלים. עדיף לתכנן כמה מנות ייעודיות מראש מאשר להתמודד עם זה בזמן אמת.

טיפ קטן שחוסך כאב ראש. אם אתם לא בטוחים בהרכב המדויק של האורחים, בנו את התפריט סביב תפריטים מומלצים שכבר עברו איזון בין קהלים שונים, במקום להרכיב הכול מאפס.

מה עושים עם העודפים, ולמה קצת עודף זה דווקא בסדר

בואו נהיה כנים. כמעט בכל אירוע מוצלח נשאר קצת אוכל בסוף. וזה לא בהכרח סימן שטעיתם. שולחן שנשאר ריק לגמרי בשעה האחרונה משדר מחסור, גם אם בפועל כולם אכלו והשתבעו.

אז כן, כדאי לתכנן איזה כרית ביטחון קטנה. ההמלצה הרווחת היא להוסיף בערך עשרה אחוזים מעל החישוב הבסיסי, במיוחד לאירועים שבהם קשה לצפות את מספר האורחים המדויק. עשרה אחוזים זה מספיק כדי לא להילחץ, ולא כל כך הרבה שתסיימו עם מקרר מלא.

מה עושים עם מה שנשאר? הרבה קייטרינגים ואולמות ערוכים לארוז לכם את העודף בסוף הערב. אפשר לחלק לאורחים, לתרום, או פשוט לקחת הביתה. סלטים טריים פחות שורדים, אבל מאפים, מנות אפויות ומתוקים בדרך כלל מחזיקים יפה ליום שאחרי. אם עולה שאלה של שמירה על טריות לאורך אירוע ארוך, כתבנו על זה בהרחבה במדריך על סלטים לאירוע קיץ.

הטעות היקרה שכולם עושים לפחות פעם אחת

הטעות הכי נפוצה היא לא הזמנה בחסר. דווקא ההזמנה בעודף מוגזם היא זו שעולה הכי הרבה כסף בלי שאף אחד ירגיש בזה בכלל.

זה קורה ככה. מישהו נלחץ שיחסר, אז הוא מזמין ליתר ביטחון עוד מגש, ועוד סלט, ועוד תבנית. כל תוספת בנפרד נראית קטנה. בסוף הערב מגלים ששילמו על עשרות מנות שאיש לא נגע בהן. הפער בין הזמנה מדויקת להזמנה "ליתר ביטחון" יכול להגיע למאות שקלים, ולפעמים הרבה יותר, תלוי בגודל ובסוג האירוע.

הדרך להימנע מזה היא לא לנחש לבד. במקום לזרוק מספרים, שווה לשבת עם מי שעושה את זה יום יום. אנחנו רואים המון אירועים בחודש, ובדרך כלל אפשר להעריך די מדויק כמה באמת יאכלו, לפי סוג האירוע והקהל. וזה בדיוק המקום שבו כדאי גם לקרוא את המדריך איך לבחור קייטרינג, כי ספק טוב לא רק מבשל, הוא גם עוזר לכם לחשב נכון מלכתחילה.

שאלות נפוצות

כמה גרם בשר לאדם?

כשהבשר הוא המנה העיקרית באירוע, מחשבים בערך 300 עד 350 גרם לאדם מבוגר, ולעיתים עד חצי קילו לקהל שאוכל בשר ברצינות. אם הבשר הוא רק חלק מארוחה עם פחמימות ותוספות, כמו פסטה או אורז, מספיק לתכנן סביב 200 גרם לאדם.

כמה סלט לאדם?

לסלטים מקובל לחשב בערך 200 עד 300 גרם לאדם בסך הכל. דרך נוחה לחשוב על זה היא שלושה סוגי סלט שונים, בערך 100 גרם מכל אחד לאדם. עדיף גיוון על פני כמות ענקית מסוג אחד, כי אנשים אוהבים לטעום מכמה דברים.

האם להוסיף 10% לעודפים?

כן, במרבית האירועים תוספת של כעשרה אחוזים מעל החישוב הבסיסי היא כרית ביטחון הגיונית. היא מונעת מצב של שולחן ריק בשעה האחרונה בלי לגרום לבזבוז גדול. באירועים שבהם מספר האורחים לא סופי, אפשר אפילו להעלות מעט מעבר לזה.

רוצים שנעשה את החשבון במקומכם

חישוב מנות זה בדיוק הדבר שקל לפספס כשעושים אותו פעם בשנה, וקל כשעושים אותו כל יום. שלחו לנו את פרטי האירוע, מספר אורחים, שעה, אופי הארוע, ואנחנו נחזור אליכם עם פירוט מנות מדויק שמתאים בול לכם, בלי לנחש ובלי לבזבז. אפשר להתחיל פשוט דרך עמוד צור קשר ולתאם שיחה קצרה.