בגדול, את רוב האירועים כדאי להזמין בין שבועיים לחודש מראש. לאירוע קטן בבית שבוע עד שבועיים בדרך כלל מספיק, אבל בעונות שיא כמו החגים והחופש הגדול צריך להקדים לחודש ואפילו יותר. מגשי אירוח אפשר לתפוס גם ב-72 שעות, וחתונות דורשות חצי שנה קדימה.

עכשיו נפרק את זה לרזולוציה אמיתית, כי "מתי להזמין קייטרינג" זו שאלה שהתשובה שלה תלויה בדברים שלא תמיד חושבים עליהם. גודל האירוע, התאריך בלוח השנה, וכמה אתם גמישים לגבי התפריט. ניסינו לסדר פה את כל מה שהיינו רוצים שלקוח ידע לפני שהוא מרים טלפון.

חוק האצבע לפי גודל אירוע

הכלל הכי פשוט שאנחנו עובדים לפיו הוא שככל שהאירוע גדול יותר, ככה צריך להקדים. זה נשמע מובן מאליו, אבל בפועל אנשים נוטים להעריך בחסר כמה תיאום נדרש מאחורי הקלעים.

לאירוע ביתי קטן, נגיד עד 20 או 30 איש, שבוע מראש זה מקום טוב. יש זמן לסגור תפריט, להתאים כמויות, ולוודא שהכל מגיע טרי ביום עצמו. אם זה מגש אירוח או שניים לפגישה או ישיבה, אפשר להסתדר גם עם 72 שעות, לפעמים אפילו פחות אם יש זמינות.

אירוע בינוני, בערך 50 עד 100 אורחים, כבר דורש שבועיים עד שלושה. פה נכנסים לתמונה דברים כמו הצבת דוכנים, כוח אדם בשטח, ולוגיסטיקה של הגעה והתארגנות. ככל שיש יותר תחנות ויותר מורכבות, ככה שווה להקדים.

אירוע גדול או מפואר, מאה פלוס אורחים, אירוע חברה, חתונה, בר מצווה גדול, כאן אנחנו כבר מדברים על חודש ומעלה. בחתונות בעונת השיא ההמלצה היא חצי שנה, ואנחנו יודעים שזה נשמע הרבה, אבל הקייטרינגים הטובים באמת נסגרים מוקדם. מי שמחכה נשאר עם מה שנשאר.

אירועי שיא, כשהחגים משנים את כל הכללים

יש תקופות בשנה שבהן כל מה שכתבנו למעלה זז אחורה. ראש השנה, פסח, שבועות, החופש הגדול. בתקופות האלה הביקוש מזנק, וקייטרינג שביום רגיל היה פנוי בהתראה של שבוע, יכול להיות תפוס שבועות מראש.

הכלל שלנו לחגים פשוט, תכפילו את זמן ההקדמה הרגיל. אם ביום חול הייתם מזמינים אירוע בינוני שבועיים לפני, בתקופת חג כדאי לחשוב על חודש. וזה לא רק שאלה של זמינות. בחגים גם המחסנים והספקים עמוסים, וכשמזמינים מוקדם יש יותר סיכוי לקבל בדיוק את התפריט שרציתם ולא גרסה מצומצמת שלו.

אם אתם מתכננים אירוע סביב חג, ובמיוחד אם זה משהו חלבי לשבועות או מארז לראש השנה, כדאי להסתכל על התפריטים לאירועים מוקדם ולתפוס תאריך. באמת שווה.

מה אפשר לעשות ב-24 שעות לפני

טוב, אז מה קורה כשאין שבועיים? החיים קורים, ולפעמים צריך אוכל לאירוע כבר מחר. הבשורה הטובה היא שזה אפשרי, במיוחד לאירועים קטנים ובינוניים.

בטווח של 24 שעות אנחנו בדרך כלל יכולים לספק מגשי אירוח, מארזים אישיים, וחלק מהדוכנים, תלוי בזמינות של אותו יום. מה שקשה יותר לסגור בהתראה כזו זה תפריטים מותאמים אישית, כמויות גדולות מאוד, או דרישות מיוחדות של אלרגנים וסידורי הגשה מורכבים.

הטיפ שלנו למי שנמצא בלאסט מומנט, אל תתביישו להתקשר. גם אם באתר כתוב שההמלצה היא להזמין מראש, תמיד שווה לשאול, כי לפעמים יש חלון שנפתח. אנחנו מעדיפים שתשאלו ונגיד לכם בכנות אם זה עובד או לא, מאשר שתוותרו מראש. במקרים כאלה עוזר מאוד להיות גמישים לגבי התפריט, כי הגמישות הזו היא בדיוק מה שמאפשר לנו להגיד כן.

שמונה דברים שכדאי לסגור שבועיים לפני האירוע

אם יש לכם את הזמן, שבועיים לפני האירוע זו נקודה טובה לעשות סדר. הנה הרשימה שאנחנו עוברים עליה עם לקוחות.

ראשית, לאשר מספר אורחים סופי, או לפחות טווח קרוב. שנית, לסגור את התפריט המדויק, כולל אופציות צמחוניות או טבעוניות אם צריך. שלישית, לוודא את סוג הכשרות שמתאים לאירוע ולאורחים. רביעית, לתאם שעת הגעה והצבה, ולוודא שיש גישה למקום. חמישית, לסכם על ציוד הגשה, חד פעמי מול כלים, ומי מפנה בסוף. שישית, לוודא כתובת מדויקת ופרטי איש קשר ליום האירוע. שביעית, לאשר את המחיר הסופי ואת תנאי התשלום, בלי הפתעות. ושמינית, לבדוק אם יש מגבלות במקום, חשמל, מקום לתחנות, נגישות.

זה אולי נראה הרבה, אבל ברגע שעוברים על זה פעם אחת, שאר התהליך זורם. רוב הבלגן באירועים מגיע דווקא מהפרטים הקטנים שנשכחו, לא מהאוכל עצמו.

שאלות ששוות בירור עם הקייטרר עוד לפני שקובעים תאריך

לפני שבכלל סוגרים תאריך, יש כמה דברים ששווה לברר, כי הם משפיעים על כל התכנון. שאלו על אזורי השירות, כי לא כל קייטרינג מגיע לכל מקום, ואם אתם בצפון או באזור שאתם לא בטוחים לגביו, עדיף לדעת מראש. שאלו על זמן ההקדמה המינימלי שלהם, על מדיניות ביטולים ושינויים, ועל מה כלול במחיר ומה נחשב תוספת.

עוד שאלה ששווה זהב, מה קורה אם מספר האורחים משתנה ברגע האחרון. אירוע חי הוא דבר דינמי, ואנשים מאשרים ומבטלים עד היום עצמו. קייטרר טוב יידע לתת לכם קצת גמישות. ואם אתם מתכננים משהו ברמה גבוהה יותר, שווה להסתכל על אירועי הפרימיום ולהבין מה בדיוק נכנס לחבילה כזו לפני שמתחייבים.

שאלות נפוצות

אפשר להזמין קייטרינג יום אחד מראש?

כן, במקרים רבים אפשר, במיוחד למגשי אירוח, מארזים ואירועים קטנים. זה תלוי בזמינות של אותו יום ובסוג ההזמנה. כמויות גדולות או תפריטים מותאמים אישית קשה לסגור בהתראה כזו, אבל תמיד שווה להתקשר ולשאול, כי לפעמים נפתח חלון שמאפשר את זה.

האם המחיר עולה כשמזמינים בלאסט מומנט?

לא בהכרח. המחיר נקבע בעיקר לפי סוג התפריט, הכמות והשירות, לא לפי מועד ההזמנה. עם זאת, בהזמנות ברגע האחרון לפעמים יש פחות מקום להתאמות שחוסכות כסף, והבחירה מצטמצמת למה שזמין באותו יום. תכנון מוקדם נותן יותר גמישות גם במחיר וגם בתפריט.

מתי הכי מוקדם כדאי להזמין?

לאירועים גדולים ולחתונות אפשר ורצוי להזמין חצי שנה מראש, במיוחד בעונות השיא. לאירועי חברה ואירועים בינוניים חודש עד חודשיים זה מצוין. אין באמת מוקדם מדי, וככל שתתפסו תאריך קודם, כך תבטיחו זמינות מלאה ואת התפריט שאתם רוצים בדיוק.

רוצים לסגור תאריך?

באוסישקין יש לנו צוות שיודע לקבל הזמנה גם כשלוח הזמנים קצר, וגם כשיש לכם חצי שנה להתארגן. אם אתם עדיין בשלב של לבדוק אפשרויות, אפשר להתחיל מהצצה במגשי האירוח החלביים ולראות מה מתאים. וכשתהיו מוכנים, דברו איתנו ונבנה יחד לוח זמנים שיתאים בדיוק לאירוע שלכם.